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Agorha-Solde : la modernisation du système de solde

Auteur : le capitaine Éric Costa - publié le
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S’inscrivant dans le programme de modernisation du Système d’information ressources humaines et paye (SIRH-Paye) de l’État, la gendarmerie a décidé, fin2014, de développer son propre module de solde en s’appuyant sur son système d’information « Application de gestion de l’organisation et des ressources humaines » (Agorha), remplaçant ainsi l’actuelle application vieillissante exploitée par le ministère des Armées.

La gendarmerie nationale, qui utilise depuis 2005 l’application Agorha, pierre angulaire du système d’information de l’Institution, notamment en ce qui concerne les Ressources humaines (R.H.) et l’organisation, souhaitait disposer, pour le 1er janvier 2019, d’un outil assurant la production de la solde pour l’ensemble de ses 137 000 militaires d’active et de réserve. Dans une logique de simplification, elle a fait le choix d’implémenter dans Agorha le module paye de l’éditeur de logiciels SAP, un progiciel de gestion d’entreprise, afin de disposer d’un système entièrement intégré permettant d’administrer toutes les composantes de la chaîne R.H. - Solde.

Pourquoi changer ?

75 % des données utiles au calcul de la solde proviennent des R.H. En effet, un changement dans la situation administrative ou familiale du militaire, l’obtention d’une qualification, etc., engendrent un droit à indemnité et impactent donc directement la solde. Les systèmes actuels de calcul de solde, l’un exploité par le ministère des Armées pour les militaires d’active (Pérennisation du système d’information des droits individuels - PSIDI) et l’autre par la gendarmerie pour les réservistes (Droits individuels des réservistes - DIRES), nécessitent une double saisie de données. Aucune interface n’établit de lien entre la première saisie faite dans le système de gestion R.H. et la seconde dans le système solde.

Le projet Agorha-solde consiste donc à intégrer un calculateur de solde dans Agorha, afin de disposer d’un système R.H. - Solde cohérent, où la donnée n’est saisie qu’une seule fois par un seul acteur (gestionnaire R.H. ou gestionnaire solde). Ce calcul automatisé prendra en compte les données R.H. déclarées par le gendarme, au plus tard le 22 de chaque mois, ce qui permettra d’avoir, au moment du paiement, une solde au plus près de la situation réelle de l’intéressé. Outre un gain de temps, ce processus permet de réduire le risque d’erreur sur la solde.

Bien choisir les acteurs du projet

Une des clés de réussite d’un projet, notamment informatique, est d’avoir une direction « forte ». C’est pourquoi le général de brigade Gilles Dautois, fort de son expertise en matière de conduite de projet et de gouvernance, acquise notamment à l’occasion des programmes Saphir et Rubis, a été directement placé, pour cette mission, auprès du Major général de la gendarmerie. Ce positionnement permet de limiter les intermédiaires lors des prises de décisions et d’assurer une neutralité vis-à-vis des différentes directions « métier » impliquées.

« Nous avons fait le choix d’internaliser ce projet depuis les travaux initiaux, commencés en 2014, jusqu’à sa finalisation, et même au-delà, lorsque nous assurerons le maintien en condition opérationnelle d’Agorha-solde, explique le général, qui est appuyé dans cette mission par quatre officiers supérieurs. Afin d’assurer la fluidité des relations entre les acteurs majeurs, nous avons colocalisé la direction de projet, la Mission du système d’information Agorha (MSIA), le Bureau des outils de soutien et des statistiques (BOS2) et le Bureau des droits individuels (BDI), au sein de la DGGN, permettant un rapport humain direct, ce qui est un gage de performance. »

Une répartition des missions

Pour mener à bien ce projet, la gendarmerie a su capitaliser sur ses compétences internes. Tout d’abord, le BDI, maître d’ouvrage, bras armé du sous-directeur de la politique des ressources humaines, qui assure le pilotage fonctionnel de la solde. « Lorsqu’une indemnité est créée par rapport à un critère quelconque, ou modifiée, nous sommes chargés de définir les règles de solde qui permettront de générer la modification de la solde des personnels concernés. Pour traduire cette règle de solde en langage technique, nous transmettons notre besoin à l’assistant de maîtrise ouvrage qu’est la MSIA, précise le colonel Bernard Souchon, chef du BDI.

Une fois ce besoin exprimé, débute alors un important travail d’analyse et d’expertise de la part de la MSIA et du BOS2, appuyés par le Service de développement et de mise en œuvre des logiciels (SDML), tant au plan fonctionnel que technique. Au cœur de la construction du nouveau dispositif de solde, les personnels de ces unités, riches d’une longue expérience sur Agorha, et maîtrisant l’ensemble des tenants et des aboutissants du système, sont en mesure de faire coïncider, voire d’adapter, le cas échéant, le besoin exprimé aux exigences de l’outil informatique. Pleinement impliqués dans la réussite de ce projet, ils s’assurent que le futur système d’information intégrant la solde marque une évolution positive, afin que les militaires de la gendarmerie conservent une confiance pleine et entière dans leur système de solde.

Transfert de responsabilité vers le gestionnaire R.H.

Aujourd’hui, c’est au décompteur solde de coder toute indemnité provenant d’un changement sur la situation administrative d’un gendarme, afin qu’elle soit prise en compte. Demain, Agorha-solde fera une grande partie de ce travail. Un transfert de responsabilité s’effectuera vers le gestionnaire R.H., garant de la bonne alimentation du puits de données Agorha. Le décompteur verra ainsi son travail s’orienter davantage vers le contrôle que vers la saisie. « Pour faciliter le travail de contrôle, un outil, dénommé Payroll control center (PCC), relèvera les anomalies dans Agorha-solde, en comparant automatiquement les soldes du mois M avec celles du mois M-1. Toute différence constatée entraînera une alerte. Le décompteur n’aura qu’à se focaliser sur ces cas litigieux », précise le colonel Denis Paule, chef de la MSIA.

La phase transitoire a débuté le 1er janvier 2018

Mais dans l’attente du passage au nouveau système, les personnels des trois centres payeurs (SERH) du Blanc, de Rennes et de Bordeaux travaillent, depuis le 1er janvier 2018, parallèlement sur PSIDI, DIRES et Agorha. Cette période transitoire, nécessaire à tout changement de système, se caractérise par une activité particulièrement dense, notamment depuis l’entrée en phase du double calcul de la solde, le 1er septembre 2018. Elle n’a pu s’accomplir dans des conditions satisfaisantes que grâce à l’engagement et au professionnalisme des décompteurs, militaires et civils, de ces trois sites. Tout au long de 2018, le gendarme devient le premier acteur de sa propre solde. Une campagne a en effet été lancée cette année pour que chacun vérifie attentivement toutes les données R.H. le concernant sur sa Fiche individuelle de renseignement (FIR).

Une restructuration impérative

« Ce projet, le plus transverse de la gendarmerie, n’est pas qu’un projet informatique. Il a également un impact sur la chaîne humaine de production de la solde. Pour limiter les risques, il a été décidé de réaliser la transformation des structures avant la transformation informatique », ajoute le général Dautois. Le Centre national d’administration de la solde (CNASG) et la Trésorerie militaire de la solde gendarmerie (TSMG) ont ainsi été créés dès janvier 2018, tandis que le nombre de centres payeurs était divisé par deux. « Les structures ont été modifiées par anticipation, afin que l’on ait une année de fonctionnement avant de basculer vers le nouveau système de paiement, explique la lieutenante-colonelle (LCL) Christelle Cuadrao, chef du CNASG. En plus de produire la solde avec nos 260 décompteurs, nous avons participé à la rédaction des règles de solde, aux scénarios de test, aux recettes fonctionnelles du calculateur, pour déboucher sur la phase de solde à blanc avec un panel de 6 500 militaires et sur celle de solde en double concernant l’ensemble de la population. »

Les productions des soldes à « blanc », en février 2018, et des soldes en « double », à compter de septembre 2018, consistent à comparer le résultat du calcul de la solde par Agorha-solde avec celui obtenu avec PSIDI et DIRES. De son côté, la TSMG est devenue le centre unique de paiement. Ses effectifs, répartis sur les sites du Blanc, de Rennes et de Bordeaux, assurent la fonction d’« agent comptable public », avec une gestion des fonds de la masse salariale. Pour garantir la mise en œuvre de tous les contrôles préalables au paiement, cette structure doit répondre, d’une part, aux exigences des organismes extérieurs, à l’instar de la direction générale des finances publiques, et d’autre part, aux cahiers des charges de l’Institution dans le cadre du projet Agorha-solde.

Une formation complémentaire indispensable

Le nouveau projet solde a permis de dépoussiérer les processus R.H. Afin de permettre aux gestionnaires R.H et aux décompteurs de prendre en main les nouveaux modules mis en place sur Agorha, des formations spécifiques ont été conçues par la MSIA. Pour soutenir au mieux ces personnels, des mémentos ont également été élaborés. Des plateformes d’échanges (wiki et forum) sont par ailleurs en cours de conception. En plus des instructeurs du centre national de formation du corps de soutien technique et administratif de la gendarmerie, des formateurs relais sont présents au sein du CNASG, des états-majors des différentes régions de gendarmerie et des Commandements de la gendarmerie outre-mer.

Des tests rassurants

Outre les étapes classiques de la conduite d’un projet, plus d’une année a été consacrée à la qualification du système d’information afin d’obtenir des validations techniques et fonctionnelles. Aujourd’hui, le résultat global des soldes produites à « blanc » et en « double » est très positif. Reste à achever pour l’heure les tests de bon fonctionnement du prélèvement à la source mis en œuvre par le gouvernement.

« Service après-vente »

Le Service d’information aux administrés de la solde (SIAS), plateforme basée à Rochefort, sera ouvert prochainement. Tout militaire souhaitant obtenir un renseignement ou signaler une erreur sur sa solde, pourra le contacter en appelant un numéro vert, où sa demande sera prise en compte et traitée (voir infographie jointe).

Une solde garantie

« À la bascule sur Agorha-solde au 1er janvier 2019, le système PSIDI sera maintenu pour faire face à tout incident. Quoi qu’il se passe, les militaires seront soldés. Nous sautons de l’avion avec deux parachutes ! », rassure la LCL Cuadrao.

© MDC Christophe Gonçalves

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